高职秘书专业教学要拓展材料管理的内容

高职秘书专业教学要拓展材料管理的内容

摘要:针对材料管理在企业秘书工作中的重要性及其在高职秘书专业教学中的缺位,提出高职秘书专业教学要注重和拓展材料管理教学的倡议。
　　关键词:材料管理秘书教学内容拓展
　　
　　一、材料管理是企业秘书工作的重要内容
　　材料管理是现代企业秘书的经常性工作,也是现代企业秘书工作的重要内容。材料管理既不是传统意义上的文书工作,也不是通常意义上的档案管理,文书工作与档案管理无法涵盖材料管理的内容。固然材料与文书、档案有着诸多类似之处,但更存在明显的区别。文书是指行为主体在社会活动中,为了一定的目的而构成并运用的具有应用性和特定格式的文字资料,其实质属性是理想执行性,从其构成和运用范围角度普通分为公务文书和私人文书。档案是机关、组织和个人在社会活动中构成的,作为历史记载保管起来以备查考的,作为凭证的文字、图像、声音等文书和信息资料,其实质属性是原始记载性,从其构成范畴的公私属性角度普通分为公务档案和私人档案。而材料则是为辅佐工作的完成留存备查的一切公开或内部的不同载体方式的文字、图片、声像资料等,具有较强的相对性和动态性。材料是理想中最接近档案,与档案关系最为亲密的概念,但是二者不是同等关系,在某种意义上讲,档案能够被人们作为材料对待并运用,但材料却不能作为档案对待并运用。档案的意义在于存史、备考和社会应用,材料的意义关于组织而言则在于以备查考来辅佐工作的完成。材料管理相关于文书工作和档案管理,是企业秘书一项既与其他工作交融又相对独立的日常工作。
　　在现代企业秘书工作中,有大量的日常材料需求管理,即对材料中止搜集、整理、保管、加工、检索和应用,使其有利于理想工作的完成。从材料的类型来看,秘书需求管理的材料大致上能够辨别为公司公用材料和个人专用材料两类。前者普通包括:常用的政策规则、条令、制度等;政府发布的出版物如经济白皮书等;行业和协会的材料;国度和地域的统计材料;客户材料;各种业务手册如国外出差指南等;商业应用文文集;市内饭店、宾馆、会展场地、交通等根本材料;重要经济动态剪报;各种名录如社会名人录等;本单位人员通讯录等等。后者普通包括:工具类材料:如字典、词典,最新飞机、火车、轮船、公共汽车时辰表及交通方面的手册、地图册,严重留念日列表等;上司指示记载:秘书整理并得到确认的上司以比拟随意的口头指示方式做出的指示;上转贴于原上草论文网www.yscbook.com司的材料:秘书为上司保管的一些往来书信、报告原稿、说话记载等。很显然,上述这些材料关于某个企业来讲,既属于文书,也属于档案;关于这些材料的管理,既不是文书工作的范畴,也不是档案管理的范畴,但却是企业秘书工作的不可短少的内容。
　　
　　二、材料管理在高职秘书专业教学中的缺位
　　但是,当前高职秘书专业教学则大多漠视了材料管理的内容。大多数高职院校秘书专业开设的主干课程秘书实务,仍以传统的“办文、办会、办事”来构造,固然越来越增强“办事”的份量,但特地锻炼学生材料管理才干的则不多见。以人们视而不见的名片为例,名片管理其实是企业秘书材料管理的一项不可无视的重要内容,由于名片是记载客户信息的重要载体之一,秘书普通要担任上司和本人在公务和个人交往中获取的各种名片的整理工作,只需与组织业务或办公室业务可能有联络的人员的名片都应当保管并中止有效的管理。但是,在目前的高职秘书实务课程教学中根本上将名片管理的内容疏忽不计,所以学生既没有名片管理的认识,也不懂得名片管理的办法,在上岗工作后无法自若应对这份看似简单的工作,无法使其发挥更大的效果。秘书实务课程教学讲了很多内容,致使有的内容不契合高职学生的上岗需求,但是关于包括如名片管理在内的材料管理的教学则是空白。
　　除秘书实务课程教学外,传统的文档管理教学(开设文档管理的课程,转贴于原上草论文网www.yscbook.com编写文档管理的教材)也无从谈起材料管理的内容。目前高职秘书专业教学中,文档管理课程的大致思绪都是从文书工作和档案管理两局部来着眼,文书工作局部着重引见文书的构成、处置、整理与归档等内容,主要盘绕公务文书展开,以《国度行政机关公文处置方法》及《国度行政机关公文格式》等为根据;档案管理局部着重引见档案的搜集、审定、整理、保管、检索、应用等内容,主要盘绕公务档案展开,以《中华人民共和国档案法》及《归档文件整理规则》等为根据。兢兢业业地讲,这种文档管理课程的内容建构并不完好适合高职秘书专业学生就业上岗的理论需求,也不契合高职教育的就业导向的央求,由于高职秘书专业学生的就业去向根本上企业特别是中小企业,所以现行文档管理的教学内容存在着职业指向不清、缺乏针对性和适用性的问题。而工作中需求的材料管理的相关内容则又处于缺位状态,在一定水平上招致了高职秘书专业教学内容的错位。
　　
　　三、高职秘书专业教学要拓展材料管理的内容
　　材料管理是秘书专业学生就业上岗后接触较多的工作,应该使学生在专业学习阶段系统地学习相关的学问与技艺,锻炼其材料管理的才干。但材料管理的内容既不存在于秘书实务课程教学之中,又被扫除在传统的文档管理课程教学之外,基于这样的事实,我们提出在高职秘书实务课程教学中要拓展材料管理的内容,或者对传统的文档管理课程的教学内容中止改造,合理融入材料管理的内容。有三个问题需求特别留意:
　　一是要注重材料管理的教学。高职秘书专业教学要与时俱进,在教学过程中应该依据高职秘书专业学生就业的去向和岗位需求,适时调整教学内容,有的要删减,有的要拓展,料管理教学内容当属后者。我们必需认识到材料管理在现代企业秘书工作中的重要性,认识到科学有效地管理材料的才干是高职秘书专业学生就业上岗所需的根本才干,在专业教学中要及时地予以拓展,满足企业对秘书人才干力的央求。其实,往常很多企业的招聘启事中多有“材料管理员”职位的招聘信息,这应该对高职秘书专业教学以有益的启示。
　　二是要增强相关教材的树立。教材树立是专业教学改造的根底和保证,由于材料管理不时被秘书专业教学所疏忽或遗漏,所以,以往的秘书实务教材或文档管理教材常常都不触及材料管理的内容。到目前为止,关于材料管理做比拟系统引见的当属陈祖芬主编的《职业秘书材料与档案管理教程》(清华大学出版社,2008),这是一个可喜的开端。但此类教材的树立空间还很大,有待于进一步分别企业材料管理的理论中止开发,或者在秘书实务教材中增加材料管理的内容,或者开发融材料管理于一体的新型文档管理教材。
　　三是要注重教学办法的适用。由于材料管理与档案管理类似,其过程也是搜集、整理、保管、加工和应用等几个方面,众所周知,传统的档案管理教学由于主客观缘由常常无法逃避单调乏味的问题。材料管理固然相关于档案管理要灵敏,但教学中还是要强调针对高职学生的学习特性等要素,留意教学办法的适用性,如采用案例教学、实例教学、模仿教学等,应该更能激起学生的主动性和参与性,特别要增强实训教学的比重,逃避传统的讲授法带来的症结,这需求任课教员本身多学习、多思索、多理论。
　　
　　基金项目:教育部高职高专文秘类专业教学指导委员会2008年度科研课题“高职秘书实务教学内容的选择与拓展”(项目编号WJ08021)。
　　
　　参考文献:
　　[1]陈祖芬.职业秘书材料与档案管理教程[M].北京:清华大学出版社,2008.
　　[2]中国高等教育学会秘书学专业委员会.中国秘书岗位资历证书教程[M].北京:中国人民大学出版社,2006.
　　[3]赵映诚.文书工作与档案管理(第2版)[M].北京:高等教育出版社,2007.
　　[4]汪溢,张桂杰.秘书文档管理[M].大连:大连理工大学出版社,2008.